Pedoman Singkat Penyelenggaaan Tertib Administrasi Pimpinan Ranting

Belum maksimalnya proses pengajuan Surat Keputusan  (SK) dari ranting ke pimpinan cabang menjadi kendala yang serius untuk ditelaah. Padahal dalam website resmi pimpinan anak cabang gerakan pemuda ansor kecamatan ampelgading sudah menerbitkan tata laksana organisasi. Pembuatan surat pengajuan surat keputusan sangat mudah jika sahabat-sahabat sekretaris ranting mempelajari peraturan organisasi gerakan pemuda ansor. Menjawab kendala tersebut maka dari itu sekretariat pimpinan anak cabang gerakan pemuda ansor kecamatan ampelgading mencoba merangkum dengan singkat pedoman administrasi agar mudah dimengerti oleh sahabat sekretaris ranting.

Berdasarkan Peraturan Organisasi Gerakan Pemuda Ansor tentang pedoman penyelenggaraan administrasi dan alat-alat kelengkapan organisasi. Kode wilayah Jawa Tengah adalah X (ditulis dengan angka romawi, sedang kode pimpinan cabang khusus kabupaten pemalang adalah 29. Jadi penulisa kode surat 29-X (khusus untuk kabupaten Pemalang). Seperti tertuang dalam  pasal 3 tentang Kode Pimpinan Anak Cabang.

Baca : Tata Laksana Organisasi Gerakan Pemuda Ansor

Kode PAC se-Kab. Pemalang :
1.    Pemalang    : A
2.    Taman    : B
3.    Petarukan    : C
4.    Ampelgading    : D
5.    Comal    : E
6.    Ulujami    : F
7.    Bodeh    : G
8.    Bantarbolang    : H
9.    Randudongkal    : I
10.    Warungpring    : J
11.    Moga    : K
12.    Belik    : L
13.    Pulosari    : M
14.    Watukumpul I    : N
15.    Watukumpul II    : O

Contoh :
-    Anak Cabang Ampelgading        : D
-    Cabang Pemalang                : 29
-    Kode Anak Cabang Ampelgading    : D-29

Kode Pimpinan Ranting se- Kec. Ampelgading (Pengeluaran kode ranting dikeluarkan oleh Pimpinan Cabang dimana Pimpinan Ranting berada), Pasal 4.

Kode Untuk Ranting Se-Kec. Ampelgading :
1.    Ampelgading    : 1
2.    Banglarangan    : 2
3.    Blimbing    : 3
4.    Jatirejo    : 4
5.    Karangtalok    : 5
6.    Karangtengah    : 6
7.    Kebagusan    : 7
8.    Kemuning    : 8
9.    Losari    : 9
10.    Sidokare Selatan    : 10
11.    Sidokare Utara    : 11
12.    Sokawati    : 12
13.    Tegalsari Barat    : 13
14.    Kebagusan Pulo    : 14
15.    Ujunggede    : 15
16.    Wonogiri    : 16
17.    Tegalsari Timur    : 17
18.    Cibiyuk : 18

Contoh :
-    Ranting Sokawati        : 12
-    Anak Cabang Ampelgading    : D
-    Kode Ranting Sokawati    : 12-D

Contoh Pembuatan Surat ;
Nomor    : 001/PR/12-D/SR-01/XI/2018

01          : Nomor urut surat keluar sejak awal periode kepengurusan
PR         : Pimpinan Ranting (disingkat PR)
12          : Kode Pimpinan Ranting (Menyesuaikan Ranting Bersangkutan)
D           : Kode PAC GP Ansor Kecamatan Ampelgading
SR-01    : Kode Surat Internal (Khusus Surat Internal Ansor)
SR-02    : Kode Surat External (Instansi lain selain Ansor)
XI          : Kode Bulan Surat Keluar (Angka Romawi)
2018      : Tahun Pembuatan Surat 

Sifat-sifat Surat (Surat Rutin) disingkat : SR, Semua surat yang dikirim dan yang datang tanpa kekhususan tertentu dikategorikan sebagai surat yang bersifat rutin, surat rutin terdapat pada semua jenis kegiatan.

Surat Keputusan (SK), semua surat yang dikeluarkan oleh organisasi berdasarkan keputusan Rapat Pleno, Konferensi atau Kongres. Surat keputusan adalah surat yang dikelauarkan organisasi sebagai ketentuan organaik dari PD/PRT atau kebijakan organisasi dan sifatnya ke dalam/intern.

Surat Mandat (SM), surat mandat diberikan kepada anggota/pimpinan organisasi yang mendapat mandat untuk atas nama organisasi melaksanakan tugas tertentu. Surat mandat atau surat kuasa harus menyebut secara jelas tugas/mandat atau kuasa yang diberikan dan batas waktu serta alamat yang berhak diberi laporan apabila mandat atau kuasa telah selesai diberikan.

Surat Rekomendasi (SR), surat rekoemendasi adalah surat dukungan atau persetujuan yang dikeluarkan organisasi untuk mengukuhkan suatu program/kegiatan. Surat rekomendasi tentang pengesahan kepengurusan GP Ansor kepada struktural dibawahnya seperti pengesahan Pimpinan Cabang oleh Pimpinan Wilayah, Pimpinan Anak Cabang oleh Pimpinan Cabang, Pengesahan Ranting oleh Pimpinan Anak Cabang.

Surat Instruksi (SI), surat instruksi adalah surat perintah untuk melaksanakan peraturan/ketentuan organisasi, hasil keputusan, hasil rapat atau kebijakan organisasi dari tingkatan organisasi yang lebih tinggi.

Bentuk dan Tulisan Stempel
Seperti tertuang dalam BAB VI Pasal 26 tentang Bentuk dan Tulisan Stempel
1.    Stempel GP Ansor berbentuk bulat dengan lambang ANSOR segi tiga sama sisi di dalamnya, dengan ukuran garis tengah 3,5 cm dan berlaku untuk Pimpinan Pusat sampai dengan Pimpinan Ranting.
2.    Tulisan pada lingkaran bagian atas stempel berbunyi: GERAKAN PEMUDA, sedang dibagian bawah berisi tulisan tingkat dan kedudukan organisasi, seperti Wilayah Jawa Tengah, Cabang Banyumas, Anak Cabang Sumpiuh, Ranting Sirau, dengan diberi tanda bintang di antara kedua tulisan tersebut.
3.   Di bawah lambang pada setiap stempel diberi nomor kode eselon masing-masing, sesuai ketentuan pasal 1,2,3 dan 4 bagian A Pedoman ini.
4.    Stempel dapat dibuat oleh pimpinan disemua tingkat organisasi sepanjang tidak bertentangan dengan ketentuan ini.

Contoh Stempel :

Sumber : Peraturan Organisasi Gerakan Pemuda Ansor

SHARE THIS